Afacere de tip cafenea – Amenajarea unei cafenele de succes

Cafeaua este una dintre băuturile favorite ale românilor, fiind consumată zilnic și la orice oră. Tendința este una în creștere, lucru dovedit de cantitățile imense comercializate, atât în ceea ce privește cafeaua boabe, cât și în ceea ce privește cafeaua preparată. Această realitate a fost observată și de antreprenorii începători sau de cei cu experiență, care au înființat un număr impresionant de cafenele în orașele mari și mici din toată țara. Afacerea este relativ ușor de organizat, ceea ce face să fie una potrivită și pentru acei antreprenori care nu au experiență în domeniu, dar care doresc să pătrundă în lumea businessului.

Articolul de mai jos oferă informații utile în legătură cu etapele ce trebuie parcurse pentru a înființa o cafenea de succes. Astfel, se vor consulta sfaturi cu privire la planificarea acestui tip de business referitor la planul de afaceri, înființarea firmei și alegerea amplasamentului și ce trebuie să fie făcut pentru amenajarea corespunzătoare a unei cafenele clasice sau a uneia de tip takeaway.

1.Deschidere cafenea – ce implică planificarea unei astfel de afaceri

Dacă există întrebarea ce îți trebuie pentru a deschide o cafenea, atunci trebuie știut faptul că acest demers trebuie să înceapă în mod obligatoriu cu o etapă pregătitoare, în care se va face planificarea detaliată a tuturor elementelor ce contribuie la organizarea unei afaceri de succes. Deși existența experienței poate fi un factor pozitiv, este foarte posibil ca și începătorii să aibă o șansă reală de a deveni manageri de succes. Totuși, specialiștii recomandă ca persoanele lipsite de experiență să treacă printr-un curs de pregătire în domeniul afacerilor sau măcar să se autoeduce cu ajutorul informațiilor existente în mediul online.

1.1. Planul de afaceri al unei cafenele

După decizia înființării unei cafenele este esențială realizarea unui document sub forma unui plan de afaceri care să fie un ghid al următoarelor demersuri ce trebuie să fie implementate. Un astfel de plan are mai multe roluri, contribuind la managementul corect, dar și ca instrument pentru obținerea unor finanțări din partea instituțiilor de credit, în cazul în care va fi nevoie de obținerea unui împrumut. Un alt rol util al planului de afaceri este acela de a obține fonduri nerambursabile din partea statului român sau din partea Uniunii Europene, disponibile, în special, pentru persoanele aflate la început de drum. 

Un plan de afaceri corect trebuie să cuprindă următoarele componente:

• Prezentarea firmei. În această parte vor fi menționate acele elemente care caracterizează viitoarea activitate, precum domeniul de activitate, tipul de afacere, strategia ce va fi aplicată și numele cafenelei;
• Analiza pieței și a concurenței. Aici va fi surprinsă în ce stadiu se află piața desfacerii produselor de cafea, către ce clienți se adresează oferta și cât de prezentă este concurența în arealul geografic unde va fi întemeiată cafeneaua;
• Structura afacerii. Această parte cuprinde structura juridică a companiei, proprietarul sau proprietarii, dacă sunt mai mulți;
• Produsele oferite. Se va menționa dacă în afară de cafea sunt servite și alte produse, precum ceai, produse de patiserie și cofetărie, sucuri, dulciuri etc.;
• Planul de marketing și de vânzări. Se va stabili o strategie de promovare care să încurajeze vânzările și să asigure un flux satisfăcător de clienți.

Un astfel de plan de afaceri poate fi efectuat de către viitorul antreprenor sau se poate apela la o companie de consultanță în afaceri, existând inclusiv soluția accesării Internetului, acolo unde există suficiente exemple ce pot fi folosite pentru inspirație.

1.2. Înființarea firmei – avize și acte necesare pentru deschiderea cafenelei

Demararea activității propriu-zise nu poate fi făcută decât după înființarea firmei. Demersul este necesar, pentru că obținerea autorizației de funcționare depinde de existența unei forme de organizare din punct de vedere juridic. Înființarea unei cafenele presupune parcurgerea următoarelor etape:

• Alegerea tipului de firmă dintre cele disponibile. Specialiștii recomandă ca potrivită pentru o astfel de afacere înființarea unei societăți cu răspundere limitată, cunoscută sub numele de SRL. Motivele sunt date de lejeritatea demersului de înființare (bani, timp etc.) și de faptul că o astfel de firmă presupune ca răspunderea să nu cadă pe proprietatea patronului, ci doar pe activele firmei;
• Alegerea numelui firmei. Această etapă se face prin apelarea la instituția numită Oficiul Național al Registrului Comerțului, unde poate fi controlată disponibilitatea sau nu a unui anumit nume;
• Înscrierea societății în registrul ONRC. Cu ajutorul actului constitutiv și a solicitării înregistrării codurilor de tip CAEN referitoare la acest tip de activitate se realizează înscrierea societății, acest element fiind practic finalul demersului. În ceea ce privește codurile CAEN recomandate se poate alege un singur cod, și anume 5630, ce permite activitatea în domeniul barurilor și a servirii de băuturi. Este posibil ca alături de acest cod principal să se adauge și alte coduri suplimentare, ce permit diversificarea activității (5621 – catering, 4799 – comerț în afara incintei, 5610 – restaurante).

Parcurgerea etapelor se face destul de rapid datorită înlesnirilor introduse în legislație pentru sprijinirea mediului de afaceri, durata totală fiind de aproximativ 10 zile. Investiția nu este una semnificativă, aceasta pornind de la câteva zeci de lei, în cazul în care proprietarul face singur toate activitățile, până la câteva sute de lei, dacă acesta solicită sprijin din partea unor consultanți. 

Înainte de începerea activității propriu-zise este obligatorie obținerea unor acte, avize și autorizații pentru deschiderea cafenelei care să permită servirea băuturilor, prepararea alimentelor și comercializarea lor:

• Autorizația de funcționare;
• Autorizație de securitate la incendii și de tip sanitar-veterinar;
• Certificat de urbanism;
• Aviz de construcție;
• Autorizație de la protecția muncii;
• Contract pentru salubrizare.

1.3. Alegerea amplasamentului unei afaceri de tip cafenea

Un element de importanță maximă în ceea ce privește înființarea unei cafenele este alegerea spațiului în așa fel încât șansele de succes să fie maxime. În majoritatea cazurilor este obligatorie plasarea cafenelei într-o zonă cu trafic intens al pietonilor. Studiile au demonstrat că cele mai de succes afaceri de acest gen sunt situate în apropierea clădirilor de birouri, a stațiilor aglomerate de metrou sau în apropierea unor centre comerciale însemnate. În aceste zone există un aflux maxim de persoane, pe tot parcursul zilei, șansele fiind maxime să devină clienți în căutarea unei băuturi. 

Alte criterii de care trebuie să se țină cont sunt:

• Suprafața optimă trebuie să fie între 40 metri pătrați (pentru o cafenea de tip takeaway) și 120 metri pătrați (pentru o cafenea de tip clasic);
• Existența unor spații de parcare în apropiere;
• Posibilitatea organizării unei terase în exterior, ce poate fi folosită în perioadele călduroase;
• Chirie accesibilă;
• Acces lejer.

2. Amenajarea spațiului și echipamentele necesare unei afaceri de tip cafenea

Amenajarea propriu-zisă a unei cafenele depinde de tipul de afacere ce se dorește a fi implementat. În general, sunt disponibile trei variante, și anume cafeneaua clasică (în care se prepară băuturile la bar, ce sunt servite clienților la mese), coffee shop-ul și cafeneaua de tip takeaway (coffee to go). Toate aceste trei variante sunt utile, însă trebuie să se țină cont la bugetul disponibil, banii necesari fiind diferiți pentru fiecare situație în parte, și de tipul de clienți cărora li se adresează afacerea.

2.1. Amenajarea unei cafenele clasice

Cafenelele clasice sunt tipuri de afaceri bine cunoscute, putându-se înființa cafenele tematice, ce pot servi un număr însemnat de clienți, de zeci sau chiar sute concomitent și coffee shop-urile destinate servirii unui număr mediu de consumatori. 

Prima variantă este cea mai costisitoare, deoarece este necesară realizarea unui design luxos pe o anumită temă. Investițiile mai mari în acest caz merită, pentru că în medie prețurile băuturilor din aceste localuri sunt superioare. 

A doua variantă este mai puțin costisitoare în ceea ce privește investiția. Mai mult decât atât, mulți dintre români preferă un astfel de local, pentru că în afară de cafea, în astfel de locuri, sunt servite și alte tipuri de produse. 

Amenajarea propriu-zisă se referă la dotările cafenelei, care implică mobilierul și echipamentele necesare. În privința mobilierului recomandarea este să se aleagă acele piese care să permită momente de relaxare, studiile arătând că majoritatea românilor asociază cafeaua cu astfel de perioade. Mobilierul trebuie să fie în același timp rezistent, ușor de curățat și să contribuie la obținerea unui aspect estetic deosebit. 

Echipamentele necesare într-o cafenea sunt destul de costisitoare, în special când este vorba despre variantele profesionale:

• Espressorul este aparatul de bază, deoarece permite realizarea unor băuturi variate (espresso, cappuccino, cafea clasică sau cu lapte) și extragerea aromelor din fiecare boabă (există aparate cu unul sau mai multe stații de lucru, alegerea fiind făcută în funcție de numărul de clienți așteptat);
• Râșnița de cafea are rolul de a mărunți boabele până la acea granulație potrivită pentru prepararea unei cafele de calitate;
• Ustensile pentru prepararea sucurilor de fructe, precum blendere, storcătoare și mașini de gheață;
• Vitrine frigorifice pentru păstrarea produselor de patiserie sau de cofetărie.

2.2. Amenajarea unei cafenele takeaway

Cafeneaua de tip takeaway este acea afacere în care cafeaua se prepară nu pentru a fi servită pe loc, ci pentru a fi luată de clienți sau chiar livrată la o destinație anume. Acest tip de business este tot mai popular, mulți dintre clienți, în special cei aflați la locul de muncă dorind să beneficieze de o cafea de calitate, fără a fi nevoiți să piardă timp prețios. În plus, spațiul necesar este mai redus, chiria fiind în acest fel mai mică, iar mobilierul prezent trebuie să fie funcțional pentru prepararea cafelei și nu pentru servirea ei. 

Amenajarea unui astfel de spațiu se va face ținând cont mai ales de prezența unor echipamente care să permită prepararea unui număr apreciabil de băuturi într-o perioadă scurtă. Mulți clienți au anumite ore favorite la care doresc să consume cafeaua (dimineața sau la pauza de prânz), comenzile fiind mai numeroase în acest interval. Pentru a satisface cererile există espressoare care realizează zeci de băuturi simultan, această variantă fiind recomandată afacerilor de tip takeaway. 

O atenție deosebită trebuie să fie acordată ambalajelor, acestea trebuind să fie de calitate superioară pentru a putea contribui la prestigiul firmei și, pe cât posibil, biodegradabile. Cele mai utile ambalaje pentru această afacere sunt: sacoșele de hârtie, paharele de carton, suporturile și capacele pentru pahare de unică folosință, paiele biodegradabile, accesoriile pentru pahare etc. 

Consumabilele și ambalajele au un rol crucial în cadrul unei afaceri de tip cafenea takeaway din mai multe motive:

Experiența clienților: În cazul afacerilor de tip cafenea takeaway, consumabilele și ambalajele reprezintă primul contact vizual și tactil pe care clienții îl au cu produsul. Ambalajul atrăgător și funcțional poate contribui la crearea unei prime impresii pozitive și poate influența percepția despre calitatea produsului.

Portabilitate și comoditate: Ambalajele bine concepute trebuie să asigure portabilitatea și comoditatea produsului pentru consum pe drum sau acasă. Acestea ar trebui să fie ușor de transportat, să prevină scurgerile sau degradarea produsului și să ofere clienților o experiență plăcută chiar și în mișcare.

Păstrarea calității produsului: Pentru afacerea takeaway, este esențial ca ambalajul să păstreze calitatea produsului. Acest lucru înseamnă că trebuie să mențină temperatura optimă (fierbinte sau rece, în funcție de caz), textura și gustul produsului, astfel încât clienții să primească exact ceea ce se așteaptă.

Diferențiere și branding: Ambalajul poate fi un mijloc de a diferenția afacerea ta de concurență. Un design de ambalaj unic și memorabil poate ajuta la crearea unei identități puternice de brand și la recunoașterea imediată a produselor tale.

Comunicarea informațiilor: Ambalajul poate fi folosit pentru a transmite informații esențiale către clienți, precum ingrediente, informații nutriționale, date de expirare și logo-uri pentru alergeni. Aceste informații sunt vitale pentru a răspunde nevoilor și preferințelor clienților.

Aspecte eco-friendly: Din ce în ce mai mulți clienți sunt sensibili la impactul asupra mediului. Utilizarea ambalajelor eco-friendly, reciclabile sau biodegradabile poate ajuta la atragerea și menținerea clienților preocupați de sustenabilitate.

Reputația și feedback-ul: Ambalajul poate influența modul în care clienții percep experiența lor cu afacerea ta. Un ambalaj de calitate și bine pus la punct demonstrează grijă și atenție la detalii, ceea ce poate conduce la recenzii pozitive și recomandări de la clienți.

Prevenirea risipei: Ambalajele bine proiectate și concepute pot ajuta la minimizarea risipei de produse sau a incidentelor precum scurgeri. Acest lucru poate contribui la eficiența operațională și la economisirea costurilor.

3. Sfaturi utile pentru deschiderea unei cafenele de succes

Numeroși patroni de cafenele se află la început de drum în lumea afacerilor, pentru că domeniul este relativ ușor de abordat. Totuși, succesul nu este garantat, dovadă fiind numeroasele cafenele care nu au făcut față concurenței acerbe și au fost nevoite să închidă. Pentru a nu ajunge într-o astfel de situație, antreprenorii pot ține cont de unele sfaturi ale specialiștilor care să-i ghideze în ceea ce fac:

• Să nu neglijeze aspectele birocratice, pentru că pot avea probleme majore în ceea ce privește respectarea regulilor și legislației din domeniu. Începătorii pot apela la consultanță în afaceri, ce poate oferi un ajutor real, sumele necesare fiind accesibile;
• Înainte de demararea afacerii antreprenorii trebuie să se asigure că au la dispoziție un buget suficient pentru orice necesitate. Se vor avea în vedere costurile pentru închirierea spațiului, cele pentru achiziționarea mobilierului și echipamentelor și pentru plata angajaților și a materiei prime. Trebuie să se țină cont de probabilitatea ca în primele două-trei luni numărul de clienți să nu fie maxim, trebuind să fie o rezervă și pentru această perioadă;
• Amenajarea cafenelei trebuie să fie făcută ținând cont de trendurile actuale. În mediul online există numeroase idei de amenajare a cafenelelor ce pot fi folosite ca sursă de inspirație sau chiar ca model de urmărit;
• Antreprenorii trebuie să știe că au ceea ce le trebuie pentru a deschide o cafenea. Aici este vorba nu numai despre banii ce vor fi investiți, ci și despre cunoștințele necesare, dorința de muncă și despre disponibilitatea de a lucra un număr însemnat de ore în fiecare zi;
• Aprovizionarea cafenelei trebuie să se facă cu materie primă de calitate superioară, ce permite realizarea unor băuturi de calitate. Clienții serviți cu o cafea mai puțin bună nu se vor mai întoarce, recomandând și altora să evite localul.

Așadar, înființarea unei cafenele poate reprezenta o metodă propice de pătrundere în lumea afacerilor și de organizare a unui local ce oferă servicii și produse de calitate pentru un număr apreciabil de clienți. 

Surse foto: unsplash.com